Comment classer automatiquement vos factures et justificatifs ? Comment scanner et archiver vos documents intelligemment sans perdre de temps ? Comment retrouver rapidement un document scanné parmi des centaines ? Vous cherchez une solution d'archivage automatique ? Vous voulez scanner vos documents et les classer automatiquement ? Aurélia Suite propose un scan intelligent complet : reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire le texte de vos documents, archivage automatique avec indexation intelligente, classification automatique de vos factures et justificatifs, recherche rapide dans vos documents archivés, le tout avec vos données hébergées en Europe et une conformité RGPD automatique.
GED Collaborative vs GED Documentaire : quelle différence ?
Il est important de distinguer deux types de GED dans Aurélia Suite :
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La GED Collaborative (application GED) : C'est votre "Bureau Vivant", l'outil du flux et du mouvement.
Vous y créez, modifiez (via Office+), commentez et partagez des fichiers en temps réel. C'est votre Drive privé avec Office+ inclus.
Vous cherchez plutôt à créer et modifier des documents ? Découvrez notre GED Collaborative. - La GED Documentaire (application Scan - cet article) : C'est l'application Scan pour l'archivage automatique et la gestion documentaire. Elle sert à scanner, indexer et archiver vos documents (factures, justificatifs, contrats, etc.) de manière automatique et intelligente grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères).
L'application Scan est la solution idéale pour l'archivage automatique de vos documents comptables et administratifs. C'est là que vous classez vos factures, vos justificatifs, vos contrats, de manière intelligente et automatique.
Où sont stockés mes documents scannés ? Protection des données et conformité RGPD
Où sont stockés mes documents scannés ? Vos documents scannés sont hébergés en France ou en Europe, sur nos serveurs européens. Vos données sont stockées exclusivement dans l'Union européenne, garantissant une conformité RGPD automatique et une protection des données clients réelle. Votre archivage est confidentiel et sécurisé.
Contrairement aux solutions américaines, vos documents scannés et vos informations ne quittent jamais le territoire européen. Vous savez exactement où sont stockées vos données : en Europe, avec un scan hébergé en France ou en Europe et des données scan sécurisées.
L'exemple concret : archivage automatique d'une pile de factures
Cas d'usage type : Vous recevez une pile de factures fournisseurs et vous devez les classer et les archiver. Comment ça fonctionne avec notre Scan intelligent ?
- Scan et OCR : Vous scannez ou uploadez vos factures (PDF ou images). L'OCR (reconnaissance optique de caractères) lit automatiquement le texte de chaque document.
- Extraction automatique : Le système extrait automatiquement les informations clés : fournisseur, date, montant, numéro de facture. Vous n'avez plus besoin de saisir manuellement ces informations.
- Classification automatique : Les factures sont automatiquement indexées avec des métadonnées (fournisseur, date, montant, type de document). Chaque document reçoit un identifiant unique et est archivé selon une architecture technique standardisée. Vous retrouvez vos documents par recherche plutôt que par navigation dans des dossiers.
- Indexation intelligente : Tous les documents sont indexés automatiquement. Vous pouvez rechercher une facture par fournisseur, par date, par montant, ou même par mot-clé contenu dans le document.
- Recherche rapide : Vous cherchez une facture d'un fournisseur spécifique du mois dernier ? Vous tapez le nom du fournisseur dans la recherche, et toutes les factures correspondantes apparaissent instantanément.
- Connexion avec Regate : Si votre expert-comptable utilise Regate, vos factures sont automatiquement transmises à votre comptable via Regate. Sinon, votre comptable peut avoir un accès direct à Scan pour faire des exports, des vérifications et récupérer les documents dont il a besoin.
Résultat : Vous archivez vos documents automatiquement, vous les retrouvez en quelques secondes, sans perdre de temps à les classer manuellement. C'est ça, le scan intelligent et l'archivage automatique.
Fonctionnalités principales
1. Comment scanner et archiver vos documents intelligemment ? Scan intelligent avec OCR
Comment scanner et archiver vos documents intelligemment ? Scannez ou uploadez vos documents (PDF, images) et l'OCR (reconnaissance optique de caractères) lit automatiquement le texte de chaque document. Vous archivez vos documents sans avoir à saisir manuellement les informations.
Exemple : Vous uploadez une facture PDF. L'OCR lit automatiquement le texte de la facture et extrait les informations clés : nom du fournisseur, date d'émission, montant TTC, numéro de facture. Vous n'avez plus besoin de saisir ces informations manuellement, tout est automatique.
2. Comment classer automatiquement vos factures et justificatifs ? Classification et indexation automatique
Comment classer automatiquement vos factures et justificatifs ? Classification automatique de vos documents avec extraction des métadonnées (fournisseur, date, montant, type de document). Chaque document est indexé et archivé selon une architecture technique standardisée avec un identifiant unique. Vos documents sont indexés automatiquement, vous les retrouvez par recherche plutôt que par navigation dans des dossiers.
Exemple : Vous uploadez 50 factures de différents fournisseurs. Le système extrait automatiquement les métadonnées de chaque facture (fournisseur, date, montant) et les indexe. Vous recherchez ensuite une facture par nom de fournisseur ou par date, et toutes les factures correspondantes apparaissent instantanément. Plus besoin de naviguer dans une arborescence de dossiers : vous recherchez directement, tout est indexé automatiquement.
3. Comment retrouver rapidement un document scanné ? Indexation intelligente et recherche
Comment retrouver rapidement un document scanné parmi des centaines ? Tous vos documents sont indexés automatiquement. Vous pouvez rechercher un document par fournisseur, par date, par montant, ou même par mot-clé contenu dans le document. Vous retrouvez vos documents en quelques secondes, même parmi des milliers de documents archivés.
Exemple : Vous cherchez une facture d'un fournisseur spécifique du mois dernier. Vous tapez le nom du fournisseur dans la recherche, et toutes les factures correspondantes apparaissent instantanément, classées par date. Vous ne perdez plus de temps à chercher vos documents, tout est indexé et recherchable.
4. Apprentissage et amélioration continue : Le système s'améliore avec le temps
Système d'apprentissage automatique qui améliore la précision au fil du temps. Mémorisation des zones de texte pour chaque type de document, validation des couples fournisseur/client, et suggestions d'amélioration pour optimiser les résultats. Plus vous utilisez le système, plus il devient précis et efficace.
Exemple : Vous uploadez régulièrement des factures du même fournisseur. Le système mémorise la position des informations (date, montant, numéro) sur les factures de ce fournisseur. Au fil du temps, l'extraction devient de plus en plus précise. Le système apprend de vos documents, il s'améliore automatiquement.
5. Connexion avec Regate et accès comptable : Transmission automatique et export
Si votre expert-comptable utilise Regate, vos factures sont automatiquement transmises via Regate. Une fois classées et archivées, vos factures sont automatiquement synchronisées avec Regate qui les transmet à votre expert-comptable. Si votre comptable n'utilise pas Regate, il peut avoir un accès direct à Scan pour faire des exports, des vérifications et récupérer les documents dont il a besoin.
Exemple : Vous uploadez une facture fournisseur. Le système la classe automatiquement, l'archive et l'indexe. Si votre comptable utilise Regate, la facture est automatiquement transmise via Regate. Sinon, votre comptable accède directement à Scan, fait un export des factures dont il a besoin, ou vérifie les documents archivés. Tout est accessible, vous gagnez du temps précieux.
L'interconnexion avec les autres applications Aurélia Suite
La puissance de notre Scan réside dans son intégration native avec toutes les autres applications de la suite. Voici un exemple concret de flux de travail :
Exemple : Traitement complet d'une facture fournisseur
- Dans Scan : Vous uploadez une facture fournisseur. L'OCR lit automatiquement le texte et extrait les informations clés. Le système classe automatiquement la facture dans le bon dossier.
- Indexation automatique : La facture est indexée automatiquement. Vous pouvez la rechercher par fournisseur, par date, par montant.
- Avec Regate : Si votre expert-comptable utilise Regate, la facture est automatiquement transmise via Regate. Sinon, votre comptable peut accéder directement à Scan pour faire des exports, des vérifications et récupérer les documents.
- Avec la GED Collaborative : Si vous avez besoin de consulter la facture, vous y accédez directement depuis la GED. Le document archivé est accessible depuis toutes les applications Aurélia.
- Avec Facturation : Si la facture correspond à un achat, vous pouvez la lier automatiquement à votre module de facturation. Tout est connecté.
- Recherche et consultation : Plus tard, vous cherchez la facture. Vous la retrouvez en quelques secondes grâce à l'indexation. Vous la consultez, vous la partagez si nécessaire. Tout est fluide.
Tout se fait sans quitter Aurélia Suite. Pas d'allers-retours entre différentes plateformes, pas de saisie manuelle, pas de documents perdus. C'est ça, l'écosystème intégré.
Aurélia Suite compte 18 applications au total, toutes interconnectées avec Scan. Découvrez-les toutes sur app.aureliasuite.fr.
Pourquoi choisir Aurélia Suite ?
Données hébergées en Europe
Où sont stockées vos données ? Vos documents scannés sont hébergés en France ou en Europe, sur nos serveurs européens. Aucune donnée ne transite par les États-Unis ou d'autres pays. Vous bénéficiez d'une conformité RGPD automatique et d'une protection des données clients sans configuration complexe. Votre archivage est vraiment privé, avec vos données stockées en France ou en Europe.
Scan intégré, pas d'outil isolé
Notre Scan n'est pas un outil isolé : il fait partie d'un écosystème complet (GED, Facturation, Regate...). Tous vos outils communiquent entre eux, évitant les allers-retours entre différentes plateformes. Vous archivez vos documents, vous les transmettez à votre comptable via Regate si disponible, ou votre comptable y accède directement. Tout est connecté.
Informatique de proximité
Vous bénéficiez d'une solution d'informatique de proximité avec un support humain, réactif, qui comprend vos enjeux locaux. Pas de tickets automatisés ou de réponses génériques : un vrai accompagnement personnalisé pour votre archivage automatique.
Fonctionnalités avancées incluses
OCR, classification automatique, indexation intelligente, recherche rapide, connexion Regate, accès comptable : toutes ces fonctionnalités sont incluses dans votre abonnement. Pas de modules supplémentaires à payer, pas de fonctionnalités premium. Tout est disponible dès le départ.
Solution scan économique : Archivage automatique pas cher pour PME
Vous cherchez une solution d'archivage automatique pas cher ou un scan entreprise économique ? Scan intelligent inclus dans votre abonnement Aurélia Suite. Pas de frais cachés, pas de limite de documents. Une solution scan économique et compétitive pour votre PME, avec un support local. Alternative souveraine aux solutions d'archivage américaines, hébergée en Europe, sans dépendre des géants du cloud.
Qui peut utiliser notre Scan ?
Notre solution Scan convient à tous types d'entreprises :
- PME et TPE : Archivez automatiquement vos factures fournisseurs, vos justificatifs, vos contrats. Classez vos documents automatiquement, retrouvez-les en quelques secondes. Parfait pour une gestion documentaire efficace.
- Professions libérales : Avocats, médecins, architectes, consultants... Archivez vos documents clients, vos contrats, vos justificatifs. Tout est classé automatiquement, tout est recherchable.
- Experts-comptables : Accédez directement à Scan pour faire des exports, des vérifications et récupérer les documents de vos clients. Si vous utilisez Regate, les factures sont automatiquement transmises via Regate. Tout est accessible, vous gagnez du temps précieux.
- Associations : Archivez vos documents administratifs, vos justificatifs, vos contrats. Organisez vos documents de manière professionnelle, retrouvez-les facilement.
- Équipes terrain : Scannez vos documents depuis votre smartphone, uploadez-les dans Scan. L'OCR et la classification se font automatiquement, même en déplacement.
- Entreprises multi-sites : Archivez vos documents entre plusieurs bureaux, synchronisez vos archives en temps réel. Travaillez ensemble même si vous êtes dans des villes différentes.
Prêt à archiver vos documents automatiquement ? Découvrez Aurélia Suite et demandez une démonstration de notre Scan intelligent. OCR, classification automatique, indexation intelligente, recherche rapide, hébergé en Europe, avec support local. Conformité RGPD garantie.
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