Comment partager des gros fichiers avec vos clients de manière sécurisée ? Marre des emails pour modifier un Excel à plusieurs ? Vous cherchez une solution bureautique économique pour votre PME en Eure ? Aurélia Suite propose une alternative souveraine à Google Drive et Microsoft 365 : votre "Bureau Vivant" où vous modifiez vos documents à plusieurs en temps réel, partagez des fichiers volumineux de manière sécurisée, le tout avec vos données hébergées en Europe et une conformité RGPD automatique.
GED Collaborative vs GED Documentaire : quelle différence ?
Il est important de distinguer deux types de GED dans Aurélia Suite :
- La GED Collaborative (cet article) : C'est votre "Bureau Vivant", l'outil du flux et du mouvement. Vous y créez, modifiez (via Office+), commentez et partagez des fichiers en temps réel. C'est votre Drive privé avec Office+ inclus.
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La GED Documentaire (application Scan) : C'est l'application Scan pour l'archivage automatique
et la gestion documentaire. Elle sert à scanner, indexer et archiver vos documents (factures, justificatifs, etc.)
de manière automatique et intelligente grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères).
Vous cherchez plutôt à classer vos factures automatiquement ? Découvrez notre application "Scan".
La GED Collaborative est la première brique la plus importante pour lancer la suite. C'est là que tout commence : vos projets, vos documents de travail, votre collaboration quotidienne.
Où sont stockées vos données ?
Vos données sont hébergées en France, sur nos serveurs français. Vos données sont stockées exclusivement en France, garantissant une conformité RGPD automatique et une protection des données clients réelle.
Contrairement aux solutions américaines, vos documents ne quittent jamais le territoire français. Vous savez exactement où sont stockées vos données : en France.
L'exemple concret : un dossier projet partagé
Cas d'usage type : Vous avez un dossier projet sur lequel trois personnes travaillent cette semaine. Comment ça fonctionne avec notre GED Collaborative ?
- Création et partage : Vous créez un dossier "Projet Client X" dans la GED et vous le partagez avec vos deux collaborateurs. En quelques clics, ils ont accès au dossier.
- Modification de documents à plusieurs en temps réel : L'un de vos collaborateurs ouvre un document Word dans le dossier et commence à le modifier. Grâce à Office+ intégré, vous voyez ses modifications en direct. Plus besoin d'échanger des emails pour modifier un Excel : vous modifiez le même document simultanément, chacun sur sa partie, en temps réel.
- Commentaires et échanges : Vous commentez directement sur le document pour poser une question ou suggérer une modification. Vos collaborateurs reçoivent une notification et peuvent répondre. Plus besoin d'échanger par email : tout se passe dans le document.
- Versioning automatique : Chaque modification crée automatiquement une nouvelle version. Vous pouvez revenir à n'importe quelle version précédente en cas d'erreur. Plus de "document_final_v2_v3_FINAL.docx" !
- Synchronisation sur PC : Vous installez le client de synchronisation sur votre ordinateur. Le dossier projet se synchronise automatiquement : vous travaillez sur vos fichiers locaux comme d'habitude, et toutes les modifications sont synchronisées en temps réel avec vos collaborateurs.
- Accès mobile : En déplacement, vous accédez au dossier projet depuis votre smartphone. Vous consultez les documents, vous commentez, vous partagez. Même sans connexion, vous pouvez consulter les fichiers en mode hors-ligne.
Résultat : Vos trois collaborateurs travaillent ensemble, en temps réel, sur le même projet, sans se marcher dessus, sans perdre de versions, sans échanger des dizaines d'emails. C'est ça, le "Bureau Vivant".
Votre "Drive" privé avec Office+ inclus
Notre GED Collaborative est entièrement intégrée dans l'écosystème Aurélia Suite. C'est votre "Drive" privé avec Office+ inclus :
1. Création et modification en ligne avec Office+ (compatible Word, Excel, PowerPoint)
Office+ est intégré directement dans la GED. Vous créez et modifiez vos fichiers Word, Excel et PowerPoint directement depuis votre navigateur, sans avoir besoin d'installer de logiciels externes. Vous modifiez vos fichiers Excel et Word directement dans le navigateur sans payer de licence supplémentaire. C'est l'argument prix qui fait la différence : tout est inclus dans votre abonnement Aurélia Suite.
Vous modifiez vos documents en ligne, en temps réel, avec vos collaborateurs. Plus besoin de télécharger, modifier, puis ré-uploader : tout se fait directement dans le navigateur.
Exemple : Vous ouvrez un document Word dans votre dossier projet. Vous commencez à écrire. Votre collaborateur ouvre le même document et voit votre curseur en temps réel. Il peut modifier une autre partie du document pendant que vous continuez à écrire. Les modifications sont synchronisées instantanément.
2. Partage de fichiers sécurisé et envoi de documents volumineux
Comment partager des gros fichiers avec vos clients de manière sécurisée ? Avec notre GED Collaborative, vous partagez des dossiers ou des fichiers volumineux avec vos collaborateurs, clients ou partenaires sans limite de taille. Vous pouvez définir des permissions (lecture seule, modification, suppression) et créer des liens de partage temporaires avec expiration automatique. Les commentaires permettent de discuter directement sur les documents, créant un vrai fil de conversation autour de chaque fichier.
Fini les problèmes d'envoi de fichiers volumineux par email : vos clients accèdent directement aux documents via un lien sécurisé, même pour des fichiers de plusieurs Go.
Exemple : Vous commentez une phrase dans un document : "Cette partie n'est pas claire, peut-on reformuler ?". Votre collaborateur reçoit une notification, répond au commentaire, et modifie directement le document. Tout se passe dans le même espace, sans quitter le document.
3. Synchronisation automatique sur votre PC
Installez le client de synchronisation sur votre ordinateur. Vos dossiers se synchronisent automatiquement : vous travaillez sur vos fichiers locaux comme d'habitude, et toutes les modifications sont synchronisées en temps réel avec vos collaborateurs. C'est votre Drive privé, souverain et hébergé en France.
Exemple : Vous modifiez un fichier Excel sur votre PC. La modification est automatiquement synchronisée. Vos collaborateurs voient la mise à jour en temps réel, même s'ils consultent le fichier depuis le navigateur.
4. Versioning automatique
Chaque modification d'un document crée automatiquement une nouvelle version. Vous pouvez revenir à n'importe quelle version précédente en cas d'erreur. Plus de "document_final_v2_v3_FINAL.docx" ! L'historique complet est conservé, vous permettant de voir qui a modifié quoi et quand.
Avec Aurélia, vous ne chercherez plus qui a modifié quoi le 14 juillet à 2h du matin. On vous redonne le contrôle (et vos week-ends).
L'interconnexion avec les autres applications Aurélia Suite
La puissance de notre GED Collaborative réside dans son intégration native avec toutes les autres applications de la suite. Voici un exemple concret de flux de travail :
Exemple : Préparation et suivi d'une réunion client
- Dans la GED Collaborative : Vous créez un dossier "Projet Client X" et y ajoutez le devis, le cahier des charges et les notes de réunion précédentes.
- Avec Agenda : Vous créez un rendez-vous "Réunion Client X" et attachez directement les documents du dossier GED. Vos collaborateurs voient les documents à préparer dans leur agenda.
- Avec Talk (visioconférence) : Le jour de la réunion, vous lancez la visioconférence depuis l'événement Agenda. Pendant la réunion, vous ouvrez les documents de la GED en partage d'écran.
- Retour dans la GED : Après la réunion, vous ajoutez le compte-rendu que vous avez rédigé en temps réel pendant la visio. Vos collaborateurs peuvent le commenter et le modifier.
- Avec Emails : Vous envoyez le compte-rendu directement depuis la GED par email au client, sans quitter votre espace de travail.
- Avec Signature : Le client vous renvoie le devis signé par email. Vous l'importez dans la GED et le signez électroniquement depuis la même interface. Le document signé reste dans votre GED.
- Avec Regate : Si votre expert-comptable utilise Regate, vos documents comptables sont automatiquement transmis via Regate. Sinon, votre comptable peut avoir un accès direct à votre GED pour récupérer les documents dont il a besoin.
Tout se fait sans quitter Aurélia Suite. Pas d'allers-retours entre différentes plateformes, pas de téléchargements multiples, pas de perte d'information. C'est ça, l'écosystème intégré.
Aurélia Suite compte 18 applications au total, toutes interconnectées avec la GED Collaborative. Découvrez-les toutes sur app.aureliasuite.fr.
Pourquoi choisir Aurélia Suite ?
Données hébergées en France
Où sont stockées vos données ? Vos données sont hébergées en France, sur nos serveurs français. Aucune donnée ne transite par les États-Unis ou d'autres pays. Vous bénéficiez d'une conformité RGPD automatique et d'une protection des données clients sans configuration complexe. Votre "Drive" privé est vraiment privé, avec vos données stockées localement en France.
Office+ inclus, pas de dépendance
Office+ est intégré directement dans la GED. Vous n'avez pas besoin de logiciels externes pour modifier vos documents. Tout est inclus dans votre abonnement, sans dépendre des géants américains.
Informatique de proximité
Vous bénéficiez d'une solution d'informatique de proximité avec un support humain, réactif, qui comprend vos enjeux locaux. Pas de tickets automatisés ou de réponses génériques : un vrai accompagnement personnalisé pour votre "Bureau Vivant".
Intégration native
Notre GED Collaborative n'est pas un outil isolé : elle fait partie d'un écosystème complet (Scan, Regate, Signature, Agenda...). Tous vos outils communiquent entre eux, évitant les allers-retours entre différentes plateformes.
Solution bureautique économique
Informatique PME pas cher en Eure ? À partir de 8,90€ HT/mois par utilisateur, vous accédez à toute la suite, GED Collaborative incluse avec Office+. Pas de frais cachés, pas de limite de stockage surprise. Une solution bureautique économique et compétitive pour votre PME, avec un support local.
Qui peut utiliser notre GED Collaborative ?
Notre solution GED Collaborative (Bureau Vivant) convient à tous types d'entreprises :
- Équipes projet : Travaillez en collaboration sur des dossiers partagés, modifiez des documents en temps réel, échangez des commentaires. Parfait pour les projets avec plusieurs intervenants.
- PME et TPE : Créez vos documents de travail (devis, contrats, notes de réunion) directement dans la GED, modifiez-les avec vos collaborateurs, synchronisez sur vos PC. Votre Drive privé avec Office+ inclus.
- Professions libérales : Avocats, médecins, architectes... Travaillez sur vos dossiers clients en collaboration avec vos associés ou assistants. Partagez des documents, commentez, versionnez.
- Associations : Gérez vos documents de travail collaborativement. Créez des comptes-rendus, des budgets, des projets. Tout le monde travaille sur les mêmes fichiers en temps réel.
- Équipes terrain : Accédez à vos dossiers projet depuis votre smartphone, consultez et modifiez des documents même en déplacement. Synchronisation automatique avec le bureau.
- Entreprises multi-sites : Synchronisez vos dossiers projet entre plusieurs bureaux en temps réel. Travaillez ensemble même si vous êtes dans des villes différentes.
Prêt à créer votre "Bureau Vivant" ? Découvrez Aurélia Suite et demandez une démonstration de notre GED Collaborative. Votre Drive privé avec Office+ inclus, hébergé en Europe, avec support local. Conformité RGPD garantie.
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